Перед началов настройки 1С Документооборот мы проводим обследование процессов на предприятии в части документооборота:
Для определения ролей каждого пользователя в 1С:Документооборот и построения маршрутов согласования документов необходимо нарисовать структуру организации. Схема может быть нарисована «от руки» или в любом графическом редакторе в формате иерархической диаграммы. Главное - показать состав, подчиненность и связи структурных единиц, чтобы определить основных участников процессов в 1С Документооборот, чтобы настроить шаблоны процессов.
Определяем виды документов, с которыми работают в вашей компании. У каждого подразделения они свои. Они могут быть внутренними, входящими и исходящими. Составляем общий список для каждого подразделения и типовой формат каждого документа, который включает необходимые данные, например, адрес контрагента. Это поможет создать шаблоны документов для сокращения трудозатрат на ввод и человеческий фактор, значительно сократив количество ошибок Настройка 1С:Документооборот по вашим готовым шаблонам документов позволит сотрудникам вносить в документы только изменяемую часть. Например, в коммерческом предложении менеджер изменяет только реквизиты клиента, а сам текст и структура документа идет без изменений и проверять и согласовывать каждый раз документ для каждого клиента не требуется.
После того, как мы определили организационную структуру вашей компании и типы документов, с которыми работают ваши подразделения, определяем определяем кто и какие действия может делать с теми или иными документами. Другими словам, определяем маршрут движения и согласования документов (например, согласование договоров). Прописываем кто создает тот или иной документ, кто редактирует, кто согласовывает, кто подписывает, а кто может только читать документы, без возможности редактирования. Например, маршруты - поручение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, обработка входящих и исходящих документов, комплексные процессы. Благодаря верно настроенным маршрутам документов у каждого сотрудника будет формироваться соответствующая задача автоматически. В списке документов будет видно на каком этапе тот или иной документов.
Для того, чтобы 1С:Документооборот работал по бизнес-процессам вашей компании важно распределить права доступа к документам и к возможностям для каждого сотрудника. Например, юрист должен создавать и редактировать договора, руководитель редактировать и согласовывать. Генеральный директор подписывать. А менеджер по продажам только читать итоговый документ.
Когда основные настройки завершены проводим тестирование процессов в 1С:Документооборот. Для
этого обычно проводится два вида тестирования: ручное и нагрузочное.
Ручное тестирование включает в себя подключение в 1С:Документооборот от разных пользователей
и проведение документов по маршрутам. Данное тестирование может занимать несколько дней и
зависит от количество ролей пользователей, документов и маршрутов документов. Важно
проверить и автоматические переходы документов в зависимости от сроков указанных в маршрутах
документов.
Нагрузочное тестирование обычно проводится для средних и крупных предприятий, чтобы
проверить не только корректность, но и скорость работы 1С:Документооборот. Нагрузочное
тестирование настраивается и запускается в конфигураторе. Это тестирование проходит
автоматически и выявляет все ошибки при работе с базой.
После заполнения опросного листа клиентом, специалист корректно и логически верно вводит первоначальные сведения в базу (полученной информации обычно достаточно для ввода начальных данных и старта работы в базе). Этот вариант существенно экономит время сотрудников и помогает оперативно запустить базу в работу.
Настройка бесшовной интеграции с:
Настройка обмена данными с:
Проведение опроса ключевых лиц (участников БП), с целью выявления логики и маршрута движения документов. Выявленные схемы движения документации моделируются в специализированном программном обеспечении и представляются клиенту на утверждение. Прорисовка согласованных маршрутов в 1С:Документооборот
Анализ информационной базы клиента, выявление некорректно введенных сведений (в том числе некорректных логически), формирование и выдача инструкций/рекомендаций по устранению проблемных моментов в базе. Согласование дальнейших действий с заказчиком и редактирование действующей базы, на основании согласованных инструкций
Задание условий маршрутизации по прописанным бизнес-процессам:
Общая стоимость складывается из нескольких составляющих: стоимость лицензий, стоимость совокупного владения системой (затраты на персонал, на программное и аппаратное обеспечение) и затраты на само внедрение, которые зависят от того, насколько потребуется изменить стандартное программное решение и будет ли оно интегрироваться с другими системами, уже используемыми на предприятии.
Скачайте портфолио проектов автоматизации на базе 1С:Документооборот
Подскажем решение для вашей задачи
Заказать помощь ИТ-специалиста