С 1 июля 2016 года все розничные магазины обязаны передавать данные о продаже каждой единицы маркированной алкогольной продукции в единую государственную автоматизированную информационную систему. Изначально для розничного звена существовало два регистра учёта остатков:
- Регистр №1 – «склад» использовался для перемещения алкоголя между организациями. Например, при приёмке входящих ТТН ЕГАИС остаток зачисляется на первый регистр.
- Регистр №2 – «торговый зал» использовался для розничных продаж. Весь алкоголь, поступивший на первый регистр, и предназначенный для реализации в розницу, должен был быть перемещен на второй регистр. Остаток с этого регистра списывался после реализации алкогольной продукции с помощью онлайн-кассы.
Если передача с первого на второй регистр должным образом не оформлялась, остаток на втором регистре начинал списываться в отрицательный остаток, а на первом регистре начинали накапливаться излишки.
С 1 октября 2018 года схема применения регистров и правила маркировки изменились. Появились марки нового образца, а методология ведения учёта получила условное обозначение ЕГАИС 3.0. Продукция с марками старого образца, а также алкогольная продукция, не подлежащая маркировке (пиво, слабоалкогольные напитки), учитываются так же, как и прежде.
Основные изменения в ЕГАИС 3.0:
- Регистр №3 – новый регистр, на котором хранятся марки нового образца (именно коды марок, а не остатки)
- Вся маркированная продукция поступает на первый регистр и с него же реализуется. Немаркированный алкоголь по-прежнему нужно перемещать и реализовывать со второго регистра с помощью документа Акт списания ЕГАИС.
- Каждая бутылка промаркирована уникальным идентификатором, который представлен в виде двухмерного штрихкода DataMatrix, тогда как раньше марка содержала в себе только идентификатор партии и штрихкод PDF417.
Отличия марок старого и нового образца:
При реализации для марок нового образца отдельное сканирование одномерного штрихкода EAN-13 необязательно, так как он уже содержится в составе кода DataMatrix. Для марок старого образца требуется сначала отсканировать штрихкод EAN-13, чтобы подобрать товарную позицию, после чего нужно указать код акцизной марки, считав код PDF417.
Корректировка остатков на примере конфигурации 1С Розница
Структуру ведения учёта остатков алкогольной продукции можно разделить на три составляющие:
- реальный фактический остаток «на полке»;
- внутренний учётный остаток по данным вашей информационной базы;
- остаток в ЕГАИС.
Плохо ведущийся учёт может привести к расхождению остатков во всех трёх плоскостях. При корректировке остатков ЕГАИС в 1С, в первую очередь, необходимо обработать и провести документы, отложенные «на потом», провести инвентаризацию и привести учётный остаток в соответствие с фактическим, после чего можно приступить к корректировке остатков ЕГАИС.
Список документов в 1С:Розница, которые фиксируют движения алкогольной продукции в ЕГАИС:
- акт постановки на баланс ЕГАИС;
- акт списания ЕГАИС;
- возврат из регистра № 2 ЕГАИС;
- передача в регистр № 2 ЕГАИС;
- товарно-транспортная накладная ЕГАИС (входящая);
- товарно-транспортная накладная ЕГАИС (исходящая);
- чек, чек ЕГАИС, чек ЕГАИС возврат.
Это все документы, передача данных по которым непосредственно влияет на остаток в ЕГАИС. При корректировке остатков используются первые четыре документа.
Существуют определённые ограничения, которые не позволяют злоупотреблять слишком частой корректировкой остатков:
- если причиной постановки на баланс является пересортица, то в месяц можно поставить на баланс не более 2000 единиц АП. Пересортица учитывается только в рамках общих товарных групп, то есть, если мы списываем с баланса бутылку водки, поставить на баланс должны тоже водку;
- если причины иные, то ограничение составляет 100 единиц алкогольной продукции в месяц.
Если требуется поставить на баланс объём сверх лимитов, нужно обращаться в РАР с соответствующим заявлением, после чего будет проведена проверка на легальность такой постановки.
Как посмотреть остатки в ЕГАИС?
Для этого нужно создать документ «Остатки ЕГАИС» (Склад – ЕГАИС – Остатки).
В документе нужно выбрать регистр, по которому мы собираемся запрашивать остатки, поставив соответствующий флажок. Если нужны остатки по двум регистрам, создаём два отельных документа. Эти документы необходимо провести, после чего нажать на гиперссылку «запросите остатки».
Созданные документы отобразятся в списке со статусом «К передаче». Как правило, остатки можно получить в течение нескольких минут, выполнив обмен с ЕГАИС, после чего статус документа изменится на «Получены остатки».
После получения информации об остатках можно открывать готовые документы и ознакомиться с актуальными остатками по каждому из регистров с сопоставлением по номенклатуре. На основании этого документа можно создать оприходование товара. Это удобно, если информационная база новая. Для остатков по первому регистру доступна вкладка «Корректировка учётных остатков».
Если нажать на кнопку «Заполнить по расхождениям», отобразится список с отклонениями между значениями по данным базы Розницы и ЕГАИС.
По кнопке «Остатки ЕГАИС» можно увидеть отчёт с сопоставлением остатков и информацией по справкам 2 и алкокодам.
После ознакомления с расхождениями можно вручную создать документы, корректирующие остатки ЕГАИС.
Ручная корректировка не всегда удобна. Например, при большом количестве позиций с отклонениями. Существуют различные обработки от сторонних программистов, которые упрощают процесс инвентаризации маркированного алкоголя с помощью механизмов, которые не предусмотрены стандартным функционалом 1С:Розница.
В состав конфигурации входит обработка «Помощник корректировки остатков ЕГАИС». Обработка анализирует остатки товара по данным информационной базы и данным ЕГАИС, сопоставляет значения и на основании выявленных расхождений предлагает создать корректирующие документы. Нужно понимать, что данная обработка «подгоняет» остаток ЕГАИС под остаток внутреннего учёта, а не наоборот. Поэтому сперва следует позаботиться о том, чтобы остаток внутреннего учёта был приведён в соответствие с фактическим.
Рассмотрим принцип и этапы работы с данной обработкой:
Необходимо выбрать склад/торговый зал остатки которого нужно инвентаризировать.
Для этого нужно кликнуть по гиперссылке «Создать», после чего откроется документ «Приказ на пересчет товара». Правило отбора «Инвентаризация алкогольной продукции» установится автоматически: пересчёт на основании этого приказа будет выполняться только по номенклатурным позициям с соответствующим признаком.
После завершения инвентаризации соответствующий пункт будет помечен в форме обработки помощника.
Для того, чтобы проконтролировать создание всех документов товародвижения, нужно нажать на гиперссылку «Сформировать».
Если в базе есть необработанные документы, по которым требуются подтверждения из ЕГАИС, необходимо эти документы обработать, выполнив обмен. Форма помощника предложить это сделать.
Далее помощнику необходимо предоставить документы остатков ЕГАИС. Есть возможность запросить актуальные остатки, либо выбрать ранее сформированные документы.
На данном этапе можно просмотреть список номенклатурных позиций и сопоставленных с ними элементов справочника «Алкогольная продукция». Если для магазина используются несколько складов, будут сформированы остатки по каждому складу в отдельности. На вкладке «Остатки ЕГАИС» отобразятся остатки, которые запрашивались на предыдущем шаге. Если ошибок не обнаружено (как правило, отсутствие сопоставлений алкогольной продукции ЕГАИС и в учёте 1С, которые необходимо оформить), можно переходить к следующему шагу по кнопке «Далее».
Последним этапом, согласно выявленным расхождениям, будут автоматически сформированы корректирующие документы, которые можно передать в ЕГАИС.
Выводы и рекомендации по остаткам ЕГАИС
Ведение любого учёта требует пристального внимания со стороны лиц, которые за его ведение ответственны. Тем более, если ведение учёта сопряжено с государственными системами маркировки и контроля за оборотом товаров, такими, как, например, ЕГАИС. В случае ошибок в методологии учёта можно не только потерять контроль над актуальными ресурсами и показателями предприятия, но и, в случае с ЕГАИС, попасть под штрафные санкции со стороны контролирующих органов. Во избежание негативных последствий, рекомендуется следовать следующим правилам:
- регулярно проводить полный цикл инвентаризации;
- запрашивать остатки из ЕГАИС и сверять их с внутренним учётным и фактическим остатком для того, чтобы избегать возникновения больших расхождений;
- проверять статусы документов при обмене с ЕГАИС. Например, на основании поступлений можно создавать документы передачи в регистр №2 и проводить их, ошибочно полагая, что на этом все движения товара окончены. Кроме передачи данных в ЕГАИС нужно проконтролировать конечный статус, иначе может выясниться, что некоторые документы были отклонены в ЕГАИС;
- оперативно анализировать причины появления ошибок и расхождений и предотвращать их;
- следить за информацией на официальных интернет-ресурсах Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка для того чтобы быть в курсе планирующихся событий, которые могут быть связаны с изменениями методик учёта и переходами на новые форматы обмена данных.
В запущенных случаях корректировка остатков может оказаться весьма проблематичным занятием, требующим значительных трудозатрат. Если потребности по постановке на баланс остатков выходят за рамки установленных ограничений за календарный месяц, то корректировка может затянуться на месяцы. Либо для корректировки сверх лимита придется обращаться в службу РАР, которая проверит на легальность такие корректировки.
Не всегда удаётся справиться с задачами по исправлению остатков самостоятельно. В таких случаях лучше не пытаться выполнять действия, в последствиях которых вы до конца не уверены, а сразу обратиться к квалифицированным специалистам, чтобы не усугубить ситуацию. С нашей стороны мы готовы оказать полный комплекс услуг по корректировке остатков ЕГАИС и обучению правильной методологии учёта в 1С. Звоните!
