Как организовать кадровый электронный документооборот в программе 1С?
Кадровый ЭДО — начало
Эксперимент по электронным кадровым документам продлен. Для подключения к нему работодатель должен:
- получить согласие от работников;
- обеспечить специалистов по кадрам квалифицированными электронными подписями;
- обеспечить работников неквалифицированными или простыми электронными подписями;
- зарегистрировать личный кабинет работодателя в сервисе «Работа в России»;
- помочь работникам зарегистрировать личные кабинеты в сервисе «Работа в России»;
- доработать информационную систему, в которой предприятие ведет учет. ЭДО на данный момент можно вести в 1С:ЗУП 8 ред. 3.1.
Со временем поддержку кадрового ЭДО реализуют в следующих конфигурациях:
- «1С:Зарплата и управление персоналом», ред. 3;
- «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», ред. 3;
- «1С:Комплексная автоматизация»;
- «1С:Бухгалтерия предприятия»;
- «1С:ERP. Управление предприятием».
Движение электронного кадрового документа
Кадровый электронный документооборот проходит в несколько этапов:
- в 1С формируется документ в системе и подписывается квалифицированной электронной подписью;
- документ выгружается в личный кабинет работодателя в сервисе «Работа в России»;
- документ направляется из личного кабинета компании в личный кабинет работника;
- работник авторизуется через портал Госуслуг, переход в личный кабинет на сервисе «Работа в России» и получает документ.
Поддержка кадрового электронного документооборота в 1С:ЗУП
Для начала работы с кадровым электронным документооборотом нужно поставить флажок «Используется интеграция с порталом «Работа в России». Для этого пользователь заходит в меню «Настройки» и переходит в раздел «Кадровый учет».
На начальной странице в текущих кадровых делах появляется новый раздел «Кадровый ЭДО». В нем имеются гиперссылки на задачи для выполнения. Чтобы своевременно и быстро выгружать информацию в печатных формах некоторых документов нужно использовать команду «Передать на «Работа в России».
Чтобы работники стали полноправными участниками кадрового электронного документооборота, нужно использовать сервис 1С:Кабинет сотрудника. После установки сервиса работники смогут увидеть и подписывать документацию через приложение на смартфоне.
Пример кадрового ЭДО по отпускам:
- Работник через приложение 1С:Кабинет сотрудника оформляет заявление на отпуск и передает его на согласование;
- директору поступает уведомление о том, что требуется согласовать заявление. Он может просто просмотреть документ, согласовать его или отказать с указанием причины. Если документ согласуется, необходимо его подписать электронной подписью директора (ввести пароль ЭП);
- у пользователя 1С в списке задач появляется новая — создать документ на отпуск. Для этого используется кнопка «Ввести отпуск», а программа автоматом внесет всю необходимую информацию;
- работник в своем личном кабинете может отследить цепочку согласования его заявления;
- когда приказ на отпуск оформлен, пользователь выгружает информацию в личный кабинет работника и подписывает ее электронной подписью;
- работнику через приложение направляется уведомление о необходимости подписать документы. В кабинете он может посмотреть, скачать и подписать их, а также проверить электронную подпись работодателя;
- пользователь 1С в форме «Документа кадрового ЭДО» проверяет, чтобы работник подписал документы.
Электронный кадровый документооборот в 2021 году: ответы на частые вопросы
Что нужно сделать для перехода на кадровый ЭДО?
Сначала требуется утвердить перечень видов документов, которые будут переводиться в электронный формат. Также определяются подразделения, которые перейдут на кадровый ЭДО.
После этого не позже одного месяц до перехода на ЭДО по кадрам нужно каждому сотруднику направит письменное уведомление с указанием о переходе и об их праве отказаться от него. По согласившимся сотрудникам составляется и утверждается список.
Далее нужно скорректировать коллективный договор и внутреннюю документацию, регламентирующие порядок ведения кадрового документооборота, а также разработать и утвердить новые внутренние документы, касающиеся использования ЭЦП работодателем и сотрудниками.
Кроме того, требуется утвердить акт, который будет определять правила обработки работодателем электронных документов, которые связаны с работой и кадрами и содержат их персональные сведения. Также нужно ознакомить сотрудников под подпись с внутренней документацией компании, которая связана с переходом на кадровый электронный документооборот (ч. 2 ст. 5 Закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ).
Обязан ли перешедший на кадровый ЭДО работодатель использовать систему «Работа в России»?
Нет, такой обязанности у него нет. Кадровый ЭДО можно осуществлять и через систему «Работа в России», и через сайт Госуслуг, и через информационную систему работодателя, например, 1С:ЗУП 8.
Также работодатели могут и комбинировать работу с ними (ст. 6 Закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ). К примеру, частью документов обмениваться с работниками через «Работу в России», а частью — через 1С:ЗУП 8. Такое разделение нужно указать во внутренней документации работодателя.
Какие электронные документы нужно будет дублировать на бумаге после перехода на кадровый ЭДО?
Если кадровый ЭДО был тотальным для компании, то никакие не нужно дублировать на бумаге. Если документ указан в перечне видов документов, которые оформляются в электронном формате, то в бумажном виде его формировать не требуется.
Смогут ли сотрудники отказаться от перехода на кадровый ЭДО с 2022 года?
Да, они могут это сделать. Участие в кадровом электронном документообороте — право, а не обязанность сотрудников. Они вправе подать работодателю в течение месяца с момента принятия компанией решения об участии или с момента трудоустройства заявление, в котором выразить отказ от перехода на такой документооборот. Тогда с ними кадровые документы нужно оформлять в обычном виде — на бумаге.
Неполучение от сотрудника отказа считается его согласием на переход к кадровому ЭДО. Если же изначально был получен письменный отказ, то в последующем сотрудник может подать заявление с согласием на переход.
Может ли работодатель с 2022 года обязать всех сотрудников участвовать в кадровом ЭДО?
В проекте закона № 1162885-7 такая возможность предусмотрена, но не для всех случаев. Работодатель может применить кадровый ЭДО ко всем сотрудникам, если письменный отказ выразили меньше 50% работников. Тогда работодатель издает внутренний документ, в котором предусматривается обязательное участие в кадровом электронном документообороте всех сотрудников без исключения.
При вводе кадрового ЭДО бумажные приказы не подписываются? Тогда какой документ будет подтверждать ознакомление работника с ними?
При переходе на кадровый ЭДО исключается необходимость подписывать бумажные документы. Если требуется, чтобы сотрудники были ознакомлены с ними под подпись, тогда подтверждение ознакомления — это сам электронный приказ, в котором будет ЭЦП сотрудника.
Сколько времени должны храниться электронные кадровые документы?
Электронные кадровые документы должны храниться в течение сроков, которые установлены законодательством об архивном деле (ч. 5 ст. 5 Закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ). Конкретные сроки хранения кадровой документации обозначены в Приказе Росархива от 20.12.2019 г. №236 и зависят от вида документа и времени его оформления или создания.
К примеру, документы о дисциплинарных взысканиях или об обработке персональных данных должны храниться не меньше 3-х лет. Если работодатель прекращает деятельности, то электронные документы также передаются в архивы.
Может ли работодатель, перешедший на кадровый электронный документооборот, требовать от соискателей предоставить ЭЦП для трудоустройства?
Нет, он не вправе это делать. Расходы по внедрению данного ЭДО, а также по оформлению, получению и использованию ЭЦП сотрудников несут работодатели.
Если у соискателя нет ЭЦП, то работодатель не вправе ее требовать для трудоустройства. Отсутствие у соискателя ЭЦП — не основание для отказа в заключении трудового договора (ч. 11 ст. 5 Закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ).
Обязательно ли сотруднику оформлять усиленную ЭЦП или можно простую?
Если ЭДО по кадрам ведется через систему работодателя, то оформление усиленной ЭЦП — обязательно. В данном случае законодательством установлено использование либо усиленной квалифицированной ЭЦП, либо усиленной неквалифицированной ЭЦП сотрудника.
Если ЭДО по кадрам ведется через систему «Работа в России», то нужно использовать усиленную квалифицированную ЭЦП работодателя и простую ЭЦП сотрудника (ст. 7 Закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ).
Может ли работник использовать ранее оформленную ЭЦП у нового работодателя?
Может. В новой статье 22.1 ТК сказано, что сотрудник или соискатель имеет право использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную ЭЦП при взаимодействии с новым работодателем.
Сервисы, помогающие в работе, вы можете приобрести здесь.
Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!
