Все больше работодателей применяют электронный кадровый документооборот. Причем в недалеком будущем переход на кадровый ЭДО станет повсеместным. В связи с этим у работодателей возникает множество вопросов по поводу перехода на кадровый ЭДО и порядка оформления электронных документов в сфере трудовых отношений. В статье дадим ответы на самые частые вопросы по теме кадрового ЭДО.
Когда компания будет должна перейти на кадровый ЭДО?
На данный момент сроки перехода на кадровый ЭДО не определены. Также не установлена обязанность работодателей применять этот вид ЭДО в своей деятельности. В настоящее время по кадровому электронному документообороту проводится только эксперимент (Закон от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ).
Работодатели добровольно принимают участие в этом эксперименте. Кроме того, они самостоятельно устанавливают перечень документов, по которым применяется электронная форма, и выбирают подразделения, в которых ведется эксперимент.
Когда закончится эксперимент и переход будет обязательным для всех?
Изначально предполагалось, что эксперимент завершится 31 марта 2021 года. Но позже эксперимент продлили — до 15 ноября 2021 года (Закон от 24.03.2021 г. № 53-ФЗ). За это время чиновники должны внести в ТК корректировки, чтобы подготовить работодателей к полномасштабному переходу на кадровый ЭДО.
На данный момент Госдума рассматривает проект закона № 1162885-7 о кадровом электронном документообороте, который приняли в первом чтении. Планируется, что он начнет действовать с 16 ноября 2021 года. Но в этом законе не указана обязанность работодателей переходить на кадровый электронный документооборот. Они будут также сами принимать решение о том, переходить или нет, и если да — то какие кадровые документы переводить в электронный вид.
Будут ли действительными электронные документы, оформленные в рамках эксперимента, после его окончания?
Да, документы, сформированные в период проведения эксперимента на основании Закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ, будут иметь такую же юридическую силу, как и аналогичные документы, оформленные на бумаге и подписанные собственноручной подписью.
Что нужно сделать для перехода на кадровый ЭДО?
Сначала требуется утвердить перечень видов документов, которые будут переводиться в электронный формат. Также определяются подразделения, которые перейдут на кадровый ЭДО.
После этого не позже одного месяц до перехода на ЭДО по кадрам нужно каждому сотруднику направит письменное уведомление с указанием о переходе и об их праве отказаться от него. По согласившимся сотрудникам составляется и утверждается список.
Далее нужно скорректировать коллективный договор и внутреннюю документацию, регламентирующие порядок ведения кадрового документооборота, а также разработать и утвердить новые внутренние документы, касающиеся использования ЭЦП работодателем и сотрудниками.
Кроме того, требуется утвердить акт, который будет определять правила обработки работодателем электронных документов, которые связаны с работой и кадрами и содержат их персональные сведения. Также нужно ознакомить сотрудников под подпись с внутренней документацией компании, которая связана с переходом на кадровый электронный документооборот (ч. 2 ст. 5 Закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ).
Обязан ли перешедший на кадровый ЭДО работодатель использовать систему «Работа в России»?
Нет, такой обязанности у него нет. Кадровый ЭДО можно осуществлять и через систему «Работа в России», и через сайт Госуслуг, и через информационную систему работодателя, например, 1С:ЗУП 8.
Также работодатели могут и комбинировать работу с ними (ст. 6 Закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ). К примеру, частью документов обмениваться с работниками через «Работу в России», а частью — через 1С:ЗУП 8. Такое разделение нужно указать во внутренней документации работодателя.
Какие электронные документы нужно будет дублировать на бумаге после перехода на кадровый ЭДО?
Если кадровый ЭДО был тотальным для компании, то никакие не нужно дублировать на бумаге. Если документ указан в перечне видов документов, которые оформляются в электронном формате, то в бумажном виде его формировать не требуется.
Смогут ли сотрудники отказаться от перехода на кадровый ЭДО с 2022 года?
Да, они могут это сделать. Участие в кадровом электронном документообороте — право, а не обязанность сотрудников. Они вправе подать работодателю в течение месяца с момента принятия компанией решения об участии или с момента трудоустройства заявление, в котором выразить отказ от перехода на такой документооборот. Тогда с ними кадровые документы нужно оформлять в обычном виде — на бумаге.
Неполучение от сотрудника отказа считается его согласием на переход к кадровому ЭДО. Если же изначально был получен письменный отказ, то в последующем сотрудник может подать заявление с согласием на переход.
Может ли работодатель с 2022 года обязать всех сотрудников участвовать в кадровом ЭДО?
В проекте закона № 1162885-7 такая возможность предусмотрена, но не для всех случаев. Работодатель может применить кадровый ЭДО ко всем сотрудникам, если письменный отказ выразили меньше 50% работников. Тогда работодатель издает внутренний документ, в котором предусматривается обязательное участие в кадровом электронном документообороте всех сотрудников без исключения.
При вводе кадрового ЭДО бумажные приказы не подписываются? Тогда какой документ будет подтверждать ознакомление работника с ними?
При переходе на кадровый ЭДО исключается необходимость подписывать бумажные документы. Если требуется, чтобы сотрудники были ознакомлены с ними под подпись, тогда подтверждение ознакомления — это сам электронный приказ, в котором будет ЭЦП сотрудника.
Сколько времени должны храниться электронные кадровые документы?
Электронные кадровые документы должны храниться в течение сроков, которые установлены законодательством об архивном деле (ч. 5 ст. 5 Закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ). Конкретные сроки хранения кадровой документации обозначены в Приказе Росархива от 20.12.2019 г. №236 и зависят от вида документа и времени его оформления или создания.
К примеру, документы о дисциплинарных взысканиях или об обработке персональных данных должны храниться не меньше 3-х лет. Если работодатель прекращает деятельности, то электронные документы также передаются в архивы.
Может ли работодатель, перешедший на кадровый электронный документооборот, требовать от соискателей предоставить ЭЦП для трудоустройства?
Нет, он не вправе это делать. Расходы по внедрению данного ЭДО, а также по оформлению, получению и использованию ЭЦП сотрудников несут работодатели.
Если у соискателя нет ЭЦП, то работодатель не вправе ее требовать для трудоустройства. Отсутствие у соискателя ЭЦП — не основание для отказа в заключении трудового договора (ч. 11 ст. 5 Закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ).
Обязательно ли сотруднику оформлять усиленную ЭЦП или можно простую?
Если ЭДО по кадрам ведется через систему работодателя, то оформление усиленной ЭЦП — обязательно. В данном случае законодательством установлено использование либо усиленной квалифицированной ЭЦП, либо усиленной неквалифицированной ЭЦП сотрудника.
Если ЭДО по кадрам ведется через систему «Работа в России», то нужно использовать усиленную квалифицированную ЭЦП работодателя и простую ЭЦП сотрудника (ст. 7 Закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ).
Может ли работник использовать ранее оформленную ЭЦП у нового работодателя?
Может. В новой статье 22.1 ТК сказано, что сотрудник или соискатель имеет право использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную ЭЦП при взаимодействии с новым работодателем.
