Описание проекта
Основным источником дохода Ассоциации является поступление членских взносов со стороны ее учредителей и членов Ассоциации. Организация долго искала решение по автоматизации бюджетирования, рассматривала разные доработки, чтобы осуществлять непрерывный контроль поступления и распределения средств по статьям, а также для точного отображения в режиме реального времени план-фактного анализа.
Особенностью планирования является то, что оно ведется в долларах США, а фактические поступления в тенге. Поэтому была необходимость в конвертации валюты в отчетных формах, чтобы данные отражались в единой валюте.
Также были и другие процессы, требующие автоматизации. Например, фактические данные за прошлые периоды не поступали в базу. Платежный календарь не был автоматизирован, данные вносили в Excel. Согласование заявок на оплату, планирование по статьям велось в бумажном варианте со сбором живых подписей руководителей. Казначейство (выгрузку/загрузку) вели в Excel.
Учет вели в «1С:Бухгалтерия для Казахстана», при этом планирование не велось, отражались только фактические затраты и поступления. Необходимые отчеты возможно было формировать только по факту поступивших средств без детализации из программы «1С:Бухгалтерия 8.3.».
Чтобы решить все задачи и автоматизировать бизнес-процессы в Ассоциации, пригласили специалистов Первого Бита (офис Нур-Султан), с которыми сотрудничали с ТМТМ с 2017 года по поддержке вопросам поддержки текущей информационной системы. Выбор был сделан в пользу проверенного поставщика услуг.
Эксперты проанализировали состояние дел и предложили внедрить БИТ.ФИНАНС.Стандарт. Это решение предназначено для среднего и крупного бизнеса, фирм и предприятий любой отрасли, которым требуется гибкое управление структурой доходов и расходов, имеющих сложно структурированные денежные потоки и значительное число казначейский операций.
Специалисты Первого Бита установили новую систему и настроили блоки Бюджетирования и Казначейства. В ходе работ они ввели все статьи оборотов заказчика (300 статей оборотов), создали 2 вида бюджетов (БДР И БДДС). Также установили зависимые обороты, чтобы при заполнении бюджета доходов и расходов, автоматически записывались данные по бюджету денежных средств.
По финансовым стандартам бюджет доходов и расходов ведется без учета НДС, а бюджет движения денежных средств ведется с учетом НДС. Например, прошла закупка на 1 млн. тенге, БДДС учитывает НДС и сумма уже составит 1 120 тыс. тенге. Чтобы вручную не вбивать в БДР 1 млн. тенге, а в БДДС 1 120 тыс. тг. с учетом разницы, установили зависимые обороты к определенным статьям. Теперь цифры автоматически настраиваются по формуле.
В компании ТМТМ один центр финансовой отчетности и сейчас стало удобно отчеты формировать в разрезе проектов.
Эксперты настроили платежный календарь с датами планируемых затрат и поступлений по дням. Сейчас Финансовый директор видит план, факт поступлений и оперативно реагирует на отклонение в случае необходимости.
Специалисты также настроили правила согласования и визирования внутренних документов.
Согласование заявок по планируемым поступлениям и затратам:
- со стороны заказчика, например, менеджера, идет формирование заявки на расходование денежных средств, выбирается статья, идет проверка по лимитам и проходит согласование по структуре маршрута;
- со стороны Финансового директора формируется реестр платежей на основании заявок на расходование денежных средств, проходит согласование и формируется платежное поручение на оплату.
Специалисты Первого Бита произвели бесшовную интеграцию БИТ.ФИНАНС. Стандарт с «1С:Бухгалтерия для Казахстана 8.3.». Настроили автоматический сбор факта, начиная с 2017 года по текущий период, сейчас все данные отображаются в план-фактном анализе. Отчетность формируется с любыми финансовыми показателями и разрезами: по контрагентам, статьям, проектам, ЦФО и т.д. Настроена детализация сведений до уровня первичной документации.
В Международной ассоциация «ТМТМ» члены представлены в Азербайджане, Грузии, Украине, Казахстане, предусмотрены членские взносы, и для нас очень важно планировать бюджет, вести его мониторинг в соответствии с политикой и регламентами Ассоциации, вести аналитику в разрезе проектов, исключить кассовые разрывы, поэтому мы выбрали решение БИТ.ФИНАНС.Стандарт. Сейчас мы уже начали работать в системе. Всю историю платежей нам перенесли в программу, планируем бюджеты.
Дина Алпысбаевна Кужасарина, финансовый директор