Все проекты English Написать директору Вебинары
Импортозамещение
Выбор региона
Ваш город:Гомель
Поиск

В ассоциации «Транскаспийский международный транспортный маршрут» исключены кассовые разрывы, построена прозрачная финансовая система благодаря внедрению БИТ.ФИНАНС

Заказчик

Международная Ассоциация «Транскаспийский международный транспортный маршрут» создана в 2017 году со штаб-квартирой в городе Нур-Султан республики Казахстан. Ассоциация призвана координировать взаимодействие всех участников перевозок грузов по Транскаспийскому международному транспортному маршруту (ТМТМ).

Транскаспийский международный транспортный маршрут (ТМТМ) или Срединный коридор (Middle Corridor) - международный транспортный коридор, соединяющий Китай и европейские страны через Казахстан, акваторию Каспийского моря, Азербайджан и Грузию.

Ассоциация обеспечивает необходимую информационную поддержку, способствует упрощению административных процедур, созданию конкурентной среды и обеспечению максимальной эффективности для участников из разных стран, в том числе географически не расположенных непосредственно на ТМТМ.

Постоянные члены Ассоциации: ЗАО «Азербайджанские железные дороги» (Азербайджан), «Азербайджанское Каспийское Морское Пароходство» (Азербайджан), АО «НК «Актауский морской торговый порт» (Казахстан), ЗАО «Бакинский международный морской торговый порт» (Азербайджан), АО «Грузинская железная дорога» (Грузия), «TCDD Transportation» JSC (Турция), АО «Укрзализныця» (Украина) и другие.


2

Количество автоматизированных рабочих мест

10

Количество сотрудников

1 месяц

Длительность проекта

Описание проекта

Основным источником дохода Ассоциации является поступление членских взносов со стороны ее учредителей и членов Ассоциации. Организация долго искала решение по автоматизации бюджетирования, рассматривала разные доработки, чтобы осуществлять непрерывный контроль поступления и распределения средств по статьям, а также для точного отображения в режиме реального времени план-фактного анализа.

Особенностью планирования является то, что оно ведется в долларах США, а фактические поступления в тенге. Поэтому была необходимость в конвертации валюты в отчетных формах, чтобы данные отражались в единой валюте.

Также были и другие процессы, требующие автоматизации. Например, фактические данные за прошлые периоды не поступали в базу. Платежный календарь не был автоматизирован, данные вносили в Excel. Согласование заявок на оплату, планирование по статьям велось в бумажном варианте со сбором живых подписей руководителей. Казначейство (выгрузку/загрузку) вели в Excel.

Учет вели в «1С:Бухгалтерия для Казахстана», при этом планирование не велось, отражались только фактические затраты и поступления. Необходимые отчеты возможно было формировать только по факту поступивших средств без детализации из программы «1С:Бухгалтерия 8.3.».

Чтобы решить все задачи и автоматизировать бизнес-процессы в Ассоциации, пригласили специалистов Первого Бита (офис Нур-Султан), с которыми сотрудничали с ТМТМ с 2017 года по поддержке вопросам поддержки текущей информационной системы. Выбор был сделан в  пользу проверенного поставщика услуг. 

Эксперты проанализировали состояние дел и предложили внедрить БИТ.ФИНАНС.Стандарт. Это решение предназначено для среднего и крупного бизнеса, фирм и предприятий любой отрасли, которым требуется гибкое управление структурой доходов и расходов, имеющих сложно структурированные денежные потоки и значительное число казначейский операций.

Специалисты Первого Бита установили новую систему и настроили блоки Бюджетирования и Казначейства. В ходе работ они ввели все статьи оборотов заказчика (300 статей оборотов), создали 2 вида бюджетов (БДР И БДДС). Также установили зависимые обороты, чтобы при заполнении бюджета доходов и расходов, автоматически записывались данные по бюджету денежных средств.

По финансовым стандартам бюджет доходов и расходов ведется без учета НДС, а бюджет движения денежных средств ведется с учетом НДС. Например, прошла закупка на 1 млн. тенге, БДДС учитывает НДС и сумма уже составит 1 120 тыс. тенге. Чтобы вручную не вбивать в БДР 1 млн. тенге, а в БДДС 1 120 тыс. тг. с учетом разницы, установили зависимые обороты к определенным статьям. Теперь цифры автоматически настраиваются по формуле.

В компании ТМТМ один центр финансовой отчетности и сейчас стало удобно отчеты формировать в разрезе проектов. 

Эксперты настроили платежный календарь с датами планируемых затрат и поступлений по дням. Сейчас Финансовый директор видит план, факт поступлений и оперативно реагирует на отклонение в случае необходимости.

Специалисты также настроили правила согласования и визирования внутренних документов.

Согласование заявок по планируемым поступлениям и затратам:

  • со стороны заказчика, например, менеджера, идет формирование заявки на расходование денежных средств, выбирается статья, идет проверка по лимитам и проходит согласование по структуре маршрута;
  • со стороны Финансового директора формируется реестр платежей на основании заявок на расходование денежных средств, проходит согласование и формируется платежное поручение на оплату.
Сотрудников ТМТМ обучили работе в программе, научили устанавливать лимит по статьям. Теперь по необходимости на каждую статью можно сделать допустимый процент превышения. Если, к примеру, по определенной статье затрат выделено в первом квартале 1 млн. тенге, есть возможность установить лимит, допустим 900 000 тенге. и при достижении этой суммы, далее выписывать счета на оплату по данной статье будет невозможно.

Специалисты Первого Бита произвели бесшовную интеграцию БИТ.ФИНАНС. Стандарт с «1С:Бухгалтерия для Казахстана 8.3.». Настроили автоматический сбор факта, начиная с 2017 года по текущий период, сейчас все данные отображаются в план-фактном анализе. Отчетность формируется с любыми финансовыми показателями и разрезами: по контрагентам, статьям, проектам, ЦФО и т.д. Настроена детализация сведений до уровня первичной документации. 

В Международной ассоциация «ТМТМ» члены представлены в Азербайджане, Грузии, Украине, Казахстане, предусмотрены членские взносы, и для нас очень важно планировать бюджет, вести его мониторинг в соответствии с политикой и регламентами Ассоциации, вести аналитику в разрезе проектов, исключить кассовые разрывы, поэтому мы выбрали решение БИТ.ФИНАНС.Стандарт. Сейчас мы уже начали работать в системе. Всю историю платежей нам перенесли в программу, планируем бюджеты.

Дина Алпысбаевна Кужасарина, финансовый директор

Задачи проекта


1

Автоматизации бюджетирования, чтобы осуществлять непрерывный контроль поступления и распределения средств по статьям.

2

Точное отображение в режиме реального времени план-фактного анализа.

3

Конвертация валюты в отчетных формах, чтобы данные отражались в единой валюте.

4

Ведение платежного календаря.

Результаты работы над проектом

  1. В режиме онлайн финансовый директор видит отклонение планируемых показателей от фактических по приходу ДС. Например, Руководитель видит отклонение сколько денежных средств должно поступить от той суммы, которая по факту поступила.
  2. Возможность формирования бюджетов автоматически на основании свода по фактическим данным.
  3. Экономия временных ресурсов на 30% благодаря автоматизации согласования платежей.
  4. Сохраняется полная история согласования документов.
  5. Возможен контроль бюджетов и недопущение превышения по планированию.
  6. Сохраняется история фактических данных за прошлые периоды.
  7. Отчеты отображаются в единой казахстанской валюте с учетом того, что планирование идет в долларах.
  8. Исключены кассовые разрывы.
  9. Исключены риски, когда платежи ошибочно запланированы на определенный срок, а суммы к оплате нет в кассе и на расчетных счетах.
  10. Благодаря платежному календарю можно видеть в какой день поступят средства, какой остаток имеется в наличие и от этого планировать свои затраты.
  11. Возможность ведения анализа, актуализации бюджета, по определенным статьям, и если намечается экономия, то можно перераспределить средства на другие статьи.

Закажите индивидуальное коммерческое предложение!

Оставьте контакты и наш специалист предложит несколько вариантов внедрения.

Я даю Согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой Конфиденциальности

Подскажем решение для вашей задачи

Заказать помощь ИТ-специалиста