Описание проекта
До начала проекта сотрудники компании «Проф-Тон Групп» вели учет в облачных версиях программ 1С:Управление нашей фирмой и 1С:Бухгалтерия предприятия, между которыми была настроена синхронизация, но периодически возникали ошибки обмена. Учет себестоимости, налогов, маржинальности считали в Excel, потому что в 1С:УНФ расчет работал некорректно – программа не выделяет сумму НДС. С развитием бизнеса в конце 2020 года руководством Проф-Тон Групп было принято решение поменять ситуацию и учетную систему.
По рекомендации коллег представители компании обратились к Первому Биту – лидеру среди партнеров фирмы «1С» в Челябинской области. Совместно со специалистами Первого Бита провели предпроектное обследование, где топ-менеджеры Проф-Тон Групп озвучили текущие боли и пожелания к новой программе.
Никита, технический директор – отвечает за внешнеэкономическую деятельность и производственную часть: «Для процесса закупок необходимо оперативно видеть данные, аналогично отчету из УНФ «Расчет потребности в запасах», где видна динамика продаж, коэффициенты продаж, остатки на складах. Себестоимость должна складываться из документов поступления от поставщиков – инвойс, ГТД (пошлина, таможенный сбор), представительские расходы на доставку».
Пожелания к новой системе:
- Корректный учет НДС и расчет себестоимости, не включая НДС.
- Интеграция с Битрикс и интернет-магазином на базе Битрикс.
Дмитрий, директор – отвечает за продажи и работу организации в целом: «Есть два вида прайса: оптовый и дилерский. Пользуемся ручными скидками, важно при этом указывать комментарий, почему сделали скидку. Есть склады дилеров в регионах, хотелось бы видеть данные по остаткам на этих складах и загружать их в программу. Во всех отчетах должна быть аналитика по каналам продаж».
Пожелания к новой системе:
1. Учет в одной программе, который можно быстро получить, находясь территориально в разных городах. Возможность подключить онлайн-кассы и торговое оборудование, и оперативно видеть остатки по всем складам
2. Отчеты:
- По продажам в разрезе номенклатуры и контрагентов.
- Дебиторская задолженность, отчет по срокам оплат.
- По ценам продаж.
- По остаткам на складах.
- По стоимости склада.
- Динамика поступления денег (по дням, неделям, месяцам).
- ABC-анализ.
- Сравнительный отчет по остаткам на складах, чтобы видеть сразу, где и что есть.
Анастасия, бухгалтер «Есть импорт, редко экспорт. Сейчас используется производство и 20 счет, связано с особенностями функционала УНФ. Организация торговая, учет хотелось бы вести через 44 счет и, возможно, через комплектацию, а не производство.
Комиссионной торговли, агентских договоров нет. Ведется учет валютных операций, есть валютный контроль, расчет курсовых разниц».
Пожелания к новой системе: вести учет в одной программе, чтобы не было выгрузок из одной программы в другую, при которых слетают данные.
Василий, собственник: «На данный момент есть проблемы с работой склада, проведением инвентаризации, не видят себестоимость товаров без НДС. Проблемы с синхронизацией БП – УНФ. Пульс бизнеса постоянно врет, нигде не видно, сколько денег сейчас».
Пожелания к новой системе:
1. Видеть движение денежных средств, прибыль и убытки.
2. Себестоимость склада без НДС.
3. Видеть оборачиваемость склада.
4. Автоматизация склада (адресного) и розничного магазина с применением торгового оборудования.
5. Внедрение KPI:
- Расчет бонусов продаж, от которых будет зависеть зарплата. Исходя из маржинальности прибыли.
- KPI от оборота. Разделение на группы товаров, мотивация продавать, чтобы товар не залеживался.
- KPI по клиентам, если клиент ничего месяц не покупает, то необходимо с ним срочно связаться.
6. На будущее удаленные склады дилерские. Чтобы дилеры видели остатки товаров на наших складах, с которых они продают товар. И наоборот, мы видели их склады.
7. Введение бонусной системы, чтобы мотивировать дилеров на продажи.
8. Платежный календарь.
9. Учет валютных операций.
10. Разделение доступа по ролям.
11. В печатные формы добавить подпись и печать.
Ольга, финансовый директор. Пожелания к новой системе:
1. Видеть себестоимость и выручку без НДС.
2. Учет по ФИФО.
3. Видеть движение денежных средств в разрезе операционной, инвестиционной деятельности.
4. Платежный календарь.
В результате проведенного обследования определили необходимость перехода на программу «1С:Комплексная автоматизация». Это позволит вести учет в единой информационной базе и исключит необходимость синхронизации между несколькими программами.
На начальном этапе работы специалисты Первого Бита корректировали и сверяли данные для переноса. И в течение месяца завершили проект перехода на новую программу «1С:Комплексная автоматизация». После чего также провели консультации по работе в системе для сотрудников предприятия.
Дальше в планах настройка интеграции новой учетной системы с CRM-системой «Битрикс» и интернет-магазином.
