Описание проекта
Для автоматизации учетных бизнес-процессов White Group использовали специализированное комплексное решение для строительных компаний БИТ.Строительство. Существующий управленческий учет и отчетность бюджетирования носили посмертный характер, близкий по своей природе к данным регламентированного учета. От этого управленческие решения принимались не оперативно и с опозданием, что влияло в конечном итоге на финансовый результат группы компаний. Топ-менеджерами группы компаний было принято решение о необходимости оптимизации процессов бюджетирования. За помощью обратились в челябинский филиал компании «Первый Бит», с которой уже работали продолжительное время в рамках проекта внедрения и поддержки БИТ.Строительство.
Для решения поставленных задач команда Первого Бита предложила использовать модуль «БИТ.Строительство.Управленческий учет», что должно было позволить White Group обеспечить ввод информации один раз через «одно окно» и обеспечить формирование бюджетной отчетности в режиме онланй.
Перед стартом проекта было проведено обследование бизнес-процессов White Group, в результате которого были сформированы основные цели проекта, детализированы задачи, произведена примерная оценка трудоемкости. Это позволило исключить основные риски, которые могли возникнуть в ходе внедрения.
Далее приступили непосредственно к внедрению нового модуля БИТ.Строительство. Начали с разработки финансовой структуры и вычленения бюджета доходов и расходов.
До проекта в компании использовались разнообразные формы типа бюджета движения денежных средств (кассовый метод) и комбинированные формы. Все это вело к методологическим затруднениям, не позволяющим быстро давать исчерпывающую информацию по эффективности и результативности объектов управления: объектов строительного производства, функций заказчика-застройщика, включая технический контроль, а также субъектов обеспечения и управления бизнесом (подразделений управления). Плановые формы включали как собственно плановые данные, так и фактические.
В ходе проекта удалось отказаться от комбинированных бюджетных форм. Они были разделены на кассовый метод и метод начисления, плановые и фактические данные на уровне бюджетной политики компании. Спроектированы формы БДДС, с возможностью использования части показателей в БДР.
ЦФО были разделены и структурированы:
- центр консолидации – центр прибыли по группе;
- центры прибыли для каждого комплекса объектов;
- центр затрат по функциям заказчика-застройщика;
- центр затрат по функциям Технического заказчика;
- центры затрат по функциям обеспечения и управления бизнесом.
Для каждого ЦФО разработан состав показателей для использования в автоматизированной бюджетной системе.
С учетом возросшей правовой грамотности покупателей и дополнительно возникших рисков со стороны рынка за счет автоматизации бюджета качества удалось нивелировать значительную часть угроз без существенной потери прибыльности.
В группе компаний существовали кассовые разрывы и были сложности в точности исполнения договорных обязательств по платежам. Для оптимизации процессов спроектирована матрица ролей и прав доступа по процессам проведения платежей. Разработаны маршруты согласования заявок на расходования денежных средств. Внедрена подсистема «казначейство» решения БИТ.Строительство.Управленческий учет.
Для обеспечения оперативного и эффективного согласования проектов договоров внедрена подсистема «договоры и закупки», что позволило сократить сроки утверждения.
Автоматизирован сбор данных для контроля поступлений по эскроу-счетам путем трансляции данных из регламентированного учета, управленческого учета и оборотов по бюджетам. Это позволило минимизировать ручной ввод информации.
Специалисты заказчика активно участвовали в проекте и взяли на себя выполнение части задач:
- провели анализ корпоративной информационной системы «как есть» и спроектировали «как надо»;
- описали бизнес-процессы бюджетной системы, казначейства и договорные события, подлежащие автоматизации при внедрении БИТ.Строительство.Управленческий учет.
Основные этапы проекта заняли чуть больше одного календарного года в связи с решением дополнительных задач масштабирования.
