Описание проекта
На момент обращения в компанию Первый Бит в АО Титан уже была внедрена система «1С:Комплексная автоматизация», данная система использовалась на предприятии для ведения регламентированного учета. В итоге коммерческий учет: сделки, расчет и установка цен, резервирование товаров под заказы покупателей, оформление заказов поставщикам – велись сотрудниками в таблицах Excel. Такой подход приводил к избыточным трудозатратам со стороны пользователей и ошибкам при переносе данных в документы 1С.
Для решения этих проблем и довнедрения блока коммерческого учета в программе компания АО Титан обратилась в Первый Бит.
В рамках проекта было принято решение о довнедрении и кастомизации используемой системы «1С». В первую очередь было проведено моделирование: выявлены бизнес-процессы, которые можно запустить в типовом функционале и требующие доработки. Подготовлен реестр доработок с перечнем функциональных разрывов.
Компания является дилером и продает не только товары присутствующие на ее складах, но в том числе и товары партнеров. Типовая конфигурация «1С:Комплексная автоматизация» не позволяла отслеживать наличие товаров на чужих складах и использовать такие товары в заказах покупателей. Для этого разработали отдельный документ в программе, который позволяет загружать в систему информацию об остатках партнеров и пользоваться ими, как товарами на собственном складе. Для одного из партнеров-контрагентов такую загрузку сделали автоматической, для остальных данные загружаются из Excel. Разработка позволила менеджерам видеть доступность товаров на складах партнеров, резервировать их и автоматически формировать заказы поставщикам.
Ключевым бизнес-процессом компании является обработка запроса клиентов и подготовка коммерческих предложений по ним. Запрос клиента может содержать до нескольких сотен позиций, которые могут хранится на разных складах, обеспечиваться аналогами или только планироваться к поступлению от поставщика. Процесс обработки заказа клиента, ввиду многовариантности мог занимать несколько часов. Для решения указанной задачи было разработано несколько взаимосвязанных инструментов:
- Загрузка заказа клиента из файла, автоматически анализирует наличие остатков оригинальных товаров и их аналогов по всем складам компании по настраиваемому алгоритму подбирает откуда и какой товар будет отгружаться клиенту, в зависимости от склада устанавливает цены отгрузки (оригинальные товары, аналоги, неликвидные остатки и т.д.).
- В случае отсутствия товара на складе, система позволяет зарезервировать под отгрузку товар в заказе, оформленном ранее заказу поставщику, которые еще находится в пути или процессе отгрузки. Такой подход позволяет менеджеру заранее сориентировать покупателя по срокам поступления и забронировать товар под конкретного клиента.
- Если товара нет на складах, не запланировано его поступление – система предлагает сформировать заказ поставщику и разместить бронь в нем.
- Для согласования вариантов исполнения заказа покупателя, до бронирования и размещения его в системе – поддерживается предварительное формирование коммерческого предложения, разработана печатная форма и настроена электронная почта, что позволяет избежать печати и сканирования документа.
Разработка функционала велась поэтапно – каждый процесс отдельно тестировался совместно с руководством коммерческой службы АО Титан и передавался в опытно-промышленную эксплуатацию, что позволило сразу видеть результаты проекта, не дожидаясь его завершения. Для рядовых сотрудников проводилось обучение, была обеспечена техническая поддержка и линия консультаций.
В результате проекта заказчик получил единую информационную систему для ведения учета и смог сократить более чем в два раза время обработки заказов покупателей и подготовки коммерческих предложений.
