Описание проекта
Работу над проектом специалисты Первого Бита начали с миграции данных. Базу, состояние сделок, задачи, воронку продаж были перенесены с помощью веб-хуков, а затем вручную скорректированы баги. Благодаря этому методу информацию удалось импортировать практически без потерь: было перенесено 82 724 сущности, в том числе сделки с сохранением задач для ответственных менеджеров, списков контрагентов, контактов и пользователей.
Далее были настроены воронки логистики, которая начинается с консультации через почту/сайт/социальные сети и заканчивается закрытием бухгалтерских документов. Процесс развёрнут в «Битрикс24».
Как устроена воронка логистики:
1. Контакты, зафиксированные телефонией, а также вся первичная коммуникация с клиентами через сайт или соцсети попадают во вкладку «Лиды» и обрабатываются по стадиям до определённой квалификации.
2. По результатам ранжирования потенциальные заявки переходят на стадии сделок.
3. После того как заказчик согласовал КП, специалист переводит сделку на этап «Заказ принят/Поиск исполнителя» и по внутренней базе подбирает водителя. Эту базу с актуальными документами наши специалисты также загрузили в портал.
В «1Контур» несколько юридических лиц, поэтому специалисты Первого Бита создали в сделке специальное поле с выпадающим списком. При выборе одного из пунктов, в заявку автоматически подтягиваются реквизиты компании, ФИО водителя, его регистрационные данные и документы на автомобиль. Поле с таким списком позволяет значительно сократить время на оформление заявки. Для полного контроля по каждой компании прописана нумерация документов по заданному маршруту.
На этом же этапе логист формирует договор. Данные автоматически подтягиваются из карточки сделки.
4. После подписания договора логист переходит на стадию «Груз в пути», а по завершении доставки он получает от водителя отчёт с фото-/видеофиксацией и прикрепляет эти материалы в карточку сделки.
5. Финальная стадия закреплена за бухгалтером. Он выставляет счёт на оплату и фиксирует поступление на счёт компании.
В сделке есть специальное поле – дата оплаты. Если по истечении этой даты бухгалтер не зафиксировал поступление суммы, сделка автоматически переходит на стадию «Отчёт по должникам» и попадает в специальный реестр. Данный отчёт направляется руководителю для взимания средств по договорам.
Таким образом, команда Первого Бита автоматизировала логистику клиента от принятия заявки до расчётов с клиентом. Вся история сделки сохраняется в карточке, при необходимости можно поднять переписку и посмотреть документацию.
Отдельной важной задачей было оцифровать HR-отдел. Для учёта кандидатов на вакантные должности специалисты Первого Бита создали удобную воронку для рекрутеров.
В воронку для HR-отдела подгружаются резюме кандидатов и вся история коммуникации с рекрутерами. Специалисту по кадрам остаётся назначить в календаре дату собеседования, и по его итогам перейти на нужную стадию сделки.
Для дирекции компании были настроен отчёт по успешным сделкам, который черпает информацию из воронки продаж.
В пару кликов руководитель может сформировать абсолютно прозрачную метрику по датам и суммам сделок.
Кстати, база водителей, которую мы упомянули выше, в те же пару кликов позволяет найти нужного перевозчика. Для этого достаточно вбить в поиск ключевое слово, например, Астана — и просмотреть исполнителей, маршрут которых пролегает через эту точку.
