Описание проекта
Около трёх лет назад компания прошла реорганизацию, выделилась в отдельное общество. Весь процесс работы был настроен на ручное управление. Обмен документацией осуществлялся через электронную почту или передавался вручную.
В последние два года компания пошла на создание управленческой структуры фирмы и уход в цифровизацию для ведения производственных план-графиков с использованием Excel и Google-таблиц. Долгое время не удавалось найти единую систему, в которой получилось бы работать. В результате поисков решено было остановиться на «1С», выбрав интегратором «Первый Бит» для настройки документооборота под конкретные целевые задачи компании. Также документооборот должен стать базой для дальнейшего развития в управлении большими процессами (рост сотрудников и направлений производства).
Так как у заказчика на предприятии не было налаженной системы документооборота, было решено уйти от бумажного обращения документов посредством внедрения «1С:Документооборот 3.0». Целью было упросить обработку документов, сократить время принятия решений и как следствие повысить производительность отделов.
Предприятие заказчика связано с производством, поэтому наряду с административными бизнес-процессами (входящая / исходящая корреспонденция, заявки на закупку) есть и производственные бизнес-процессы. Заказчику было предложено разделить бизнес-процессы по уже принятым группам: Изделия, Сырьё, Закупки, Входящая / Исходящая корреспонденция, Приказы и т.п.
Также в компании заказчика уже использовался продукт «1С:УНФ Фреш», поэтому было необходимо настроить его синхронизацию с внедряемым документооборотом.
Специалисты «Первого БИТа» провели несколько собеседований с представителями Заказчика, в ходе которых были получены сведения о внутренних бизнес-процессах работы предприятия, а также предложены варианты по оптимизации и переносу процессов в документооборот.
В ходе проекта настраивались следующие бизнес-процессы:
- Договор поставки изделий
- Спецификация к поставке изделий
- Договоры и спецификации к материалу сырья
- Заявка на производство изделий
- Лист согласования
- Заявка на отгрузку
Ключевой задачей проекта была автоматизация главных производственных процессов «Полипласт-К», начиная от заявки на производство изделий и заканчивая подписанием договора с контрагентом на поставку, а также процесс отгрузки уже готовой продукции клиентам. Важно было перенести документацию и начать работать в новой системе как можно быстрее, т.к. ручная обработка документов занимала много времени и не давала прозрачности в контроле исполнения.
Для заказчика была важна возможность прозрачного просмотра технических сведений производимой номенклатуры из всех документов группы изделий. Это получилось реализовать путём доработки справочника «Товары и услуги» и настройки полных прав доступа для возможности присоединения к элементам справочника произвольных файлов.
Также в рамках проекта была настроена синхронизация для переноса справочников «Контрагенты» и «Товары и услуги» между «1С:УНФ Фреш» и «1С:Документооборот 3.0». Первым делом решили вопрос возможности настройки такой синхронизации. Были проработаны все тонкости обмена с разработчиками облачных решений «1С:Фреш». Далее настроили правила и условия обмена информацией. В результате пользователям не нужно дублировать данные в двух базах, что позволяет сэкономить время и оперативно обрабатывать нормативно-справочную информацию (НСИ).
Специалисты «Первого Бита» провели обучение для администраторов системы со стороны Заказчика для последующего полного поддержания работоспособности новой конфигурации и её администрирования. Также функционалу были обучены пользователи этой системы.
Перенос документации в «1С:Документооборот 3.0» позволил минимизировать ручной труд, что повысило эффективность работы сотрудников и снизило вероятность ошибок. В результате компания получила более прозрачный контроль за исполнением ключевых процессов, что улучшило планирование и управление производственными ресурсами. Были чётко структурированы и настроены основные бизнес-процессы, включая договоры поставки изделий, спецификации, заявки на производство и отгрузку, что позволило улучшить взаимодействие между отделами внутри компании.
Было очень приятно работать с сотрудниками «Первый БИТ». Для внедрения было предложено то, что нужно, без лишней документации, без лишних трудозатрат. Всё четко объяснили, настроили, в рамках проекта оптимизировали процессы и обучили сотрудников.
Исполнительный директор, ООО «Полипласт-К»
