Описание проекта
Компания осуществляет грузовые перевозки сыпучих материалов, востребованных в строительной отрасли. И управление личным автопарком компании и оперативный учет в части транспорта – критически важная часть бизнеса компании.
Ранее вся транспортная логистика обрабатывалась вручную в электронных таблицах. С помощью них распределяли транспорт на заказы, вели учет шин, ГСМ и формировали путевые листы.
Но в результате роста масштабов деятельности, расширился и автопарк, который теперь насчитывает более 50 единиц техники. В связи с этим в разы выросли трудозатраты: процесс учета и ручного формирования документации стал занимать больше времени, что могло негативно сказаться на эффективности.
С целью снижения трудозатрат, упрощения учета расходных материалов и прозрачного отслеживания состояния транспортных средств, руководство транспортной компании приняло решение автоматизировать процесс вывода автомобилей на линию: от выдачи путевого листа до формирования закрывающих документов и сверки затраченного топлива.
Проанализировав рынок отраслевых программ, выбор был сделан в пользу «1С:Управление автотранспортом». В качестве исполнителя проекта выбрана компания «Первый Бит».
В ходе реализации проекта, на аппаратной базе компании развернута база данных и программный продукт «1С:Управление автотранспортом». В ходе совместного моделирования бизнес-процессов, специалисты «Первого Бита» провели необходимую базовую настройку программы, после чего проект перешел на этап опытно-промышленной эксплуатации,чтобы на практике определить потребность в доработках.
Специалистами «Первого Бита» под запрос заказчика доработан функционал рабочего места диспетчера. Табличная часть реализована на основе онлайн-документов, которые специалисты вели вручную. В таблицу автоматически подгружаются заказы и диспетчер в системе назначает машины, которые распределяются по рейсам, далее на них можно указать водителей.
В табличную часть также вносится общий вес отгруженных за месяц материалов и при постановке машины в рейс, ее нагрузка автоматически вычитается из общей массы сыпучих материалов, что позволяет оперативно отслеживать оставшееся на складе количество неотгруженного товара.
После распределения техники и водителей на рейсы, система автоматически формирует путевые и маршрутные листы в соответствии с разработанными формами.
Полностью в систему перешел учет. Типовым функционалом программы теперь выполняется:
- отслеживание ремонтов и расходов по ним;
- отслеживание норм расходов топлива;
- отслеживание и оплата штрафов;
- автоматический расчет всех расходов в разрезе ТС.
В части учета ГСМ настроена обработка, с помощью которой из файловых отчетов, которые присылают заправочные станции-партнеры, данные загружаются в путевые листы. Это позволяет отслеживать количество запрошенного топлива и распределять по маршрутным листам заправочные станции.
В результате в программе специалисты транспортной компании оперативно отслеживают актуальной состояние автопарка, количество отгруженных материалов по заказам и ведут учет по плановым ремонтам. К минимуму сведены рутинные действия по ручному формированию документов. Снижены трудозатраты в подразделениях и снижена вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.
