Описание проекта
В связи с развитием компания «Клевер» нуждалась в автоматизации управленческого учета. Требовалось повысить эффективность всех бизнес-процессов, связанных с бюджетированием, казначейством, управлением закупками, договорами и контролем затрат. Ранее учет велся в системе, не отвечающей всем требованиям организации. БДДС, а также вся необходимая руководству отчетность формировались в Excel. Многие операции выполнялись вручную, не исключались ошибки, отсутствовала оперативность в учете.В рамках построения системы по управлению финансами требовалась система, которая позволила бы заносить данные и получать отчеты в онлайн режиме, а также предоставляла возможность получения любых управленческих отчетов.
Оптимальным программным решением стала система БИТ.ФИНАНС.Управленческий учет. Программа была развернута и настроена с учетом нужд и потребностей компании. Продукт не только в полной мере обеспечивает выполнение текущих задач, но и открывает возможности для дальнейшего развития.
Проект по внедрению новой системы был реализован в сотрудничестве со специалистами компании «Первый БИТ», обладающими необходимым опытом и квалификацией.
Благодаря внедрению БИТ.ФИНАНС.Управленческий учет компании «Клевер» удалось автоматизировать ключевые бизнес-процессы:
- Казначейство. Автоматизация процесса формирования платежей от заявки на расходование ДС до формирования факта по БДДС.
- Электронное согласование заявок с оповещением на почту о смене статуса документа. Оперативный автоматический Контроль заявок по бюджету.
- Контроль денежной позиции и контроль кассовых разрывов на основе оперативного платежного календаря по группе компаний.
- Договорной учет: согласование проектов договоров с бюджетом договора или бюджетом проекта.
- Формирование графиков платежей и начислений по договору с дальнейшим контролем исполнения графиков договора.
- Бюджетирование: Формирование операционных и функциональных бюджетов с последующей автоматической консолидацией в бюджет группы компаний.
- Автоматический сбор факта по БДДС и БДР по ЦФО и проектам.
- Контроль плановой и фактической рентабельности ЦФО и проектов.
В результате автоматизации бюджетирования вдвое были сокращены сроки составления бюджетов компании и формирования отчетности. Сейчас система позволяет оперативно рассчитать прибыльность проектов, получать информацию в различных разрезах, вовремя реагировать на расхождения и ошибки в занесенных данных, а разработанные отчеты позволили руководству обоснованно принимать управленческие решения.
Кроме того, повысилась достоверность и скорость подготовки регламентированной отчетности и других отчетов для руководства. Благодаря внедрению БИТ.ФИНАНС сотрудники избавились от необходимости бумажного согласования бюджетов и заявок на расход.
Компания «Клевер» получила единую информационную систему, в которой содержится общая управленческая информация по всем объектам учета. Создана удобная среда для занесения управленческих данных и их анализа. Отчеты, которые раньше формировались вручную, теперь формируются автоматически. Руководство компании в любой момент может получить актуальную информацию о деятельности компании. Скорость повысилась многократно: если раньше сотрудникам требовалась неделя для подготовки ежемесячной отчетности для руководства, теперь достаточно нескольких минут. Снизилось количество ошибок в учете.
Автоматизация бюджетирования позволит сделать финансовое положение организации более предсказуемым. Благодаря автоматизации казначейства удалось эффективно разграничить контроль использования денежных средств.
Анна Захарова, финансовый менеджер ООО «Клевер»
