Все проекты English Написать директору Вебинары
Импортозамещение
Выбор региона
Ваш город:Гомель
Поиск

Как управлять денежными потоками и планированием мастер-бюджетов в единой базе БИТ.ФИНАНС. Кейс торгово-производственной компании «Леналессервис»

Заказчик

Компания «Леналессервис» специализируется на заготовке, глубокой переработке и реализации древесины. Компания арендует лесосырьевую базу, расположенную в северном районе Восточной Сибири, что позволяет предлагать заказчикам качественную, экологически чистую лесопродукцию.

Производственная база предприятия находится в городе Усть-Кут, Иркутской области. Завод оснащен современной техникой, комплексами сушильных камер, лесопильными и строгальными цехами, линией по переработке тонкомера и производства оцилиндрованного бруса.


7

Количество автоматизированных рабочих мест

300

Количество сотрудников

1 год

Длительность проекта

Описание проекта

С 2017 года ООО «Леналессервис» сотрудничает с компанией «Первый Бит» и использует программу БИТ.ФИНАНС для решения задач управленческого учета. В 2021 году появились дополнительные задачи по повышению прозрачности учета и эффективности планирования бюджетов:

1. Реализована бесшовная интеграция между программами «1С:Бухгалтерия» и «БИТ.ФИНАНС»

Интеграция позволила оптимизировать работу сотрудников компании «Леналессервис». Благодаря готовой интеграции не требовалось настраивать обмен данными между системами и проводить синхронизацию нормативно-справочной информации. Для учета по российским стандартам бухгалтерского учёта и для управленческого учета используются общие справочники: контрагенты, договоры контрагентов, номенклатура, статьи движения денежных средств, статья затрат и т.д. Другими словами, в компании нет разрозненных данный и правил, всё работает в единой системе.

Также интеграция исключила необходимость дублировать данные для целей регламентированного и управленческого учета. Все сотрудники получают необходимые данные оперативно. Благодаря функциональности БИТ.ФИНАНС были более точно разграничены права доступа сотрудников к системе.

Интеграция позволила оптимизировать работу сотрудников компании «Леналессервис». Благодаря готовой интеграции не требовалось настраивать обмен данными между системами и проводить синхронизацию нормативно-справочной информации. Для учета по российским стандартам бухгалтерского учёта и для управленческого учета используются общие справочники: контрагенты, договоры контрагентов, номенклатура, статьи движения денежных средств, статья затрат и т.д. Другими словами, в компании нет разрозненных данных и правил, все работает в единой системе.

Также интеграция исключила необходимость дублировать данные для целей регламентированного и управленческого учета. Все сотрудники получают необходимые данные оперативно. Благодаря функциональности БИТ.ФИНАНС были более точно разграничены права доступа сотрудников к системе.

2. Автоматизированы процессы согласования и исполнения платежей

На первом этапе проекта были автоматизированы процессы согласования и исполнения платежей. Необходимо было фиксировать все документы и изменения статусов по ним: от подачи заявки до исполнения платежа через клиент-банк. Специалисты Первого Бита настроили шаблон заявки на расход денежных средств, маршруты согласования с комментариями ответственных. При этом инициатору заявки приходит оповещение о статусе согласования. Все платежи попадают в единый реестр, в котором отображаются все статусы. Ранее сотрудники компании, которым требовалось подать заявку на расходование средств, печатали ее на бумажном носителе и подписывали у всех ответственных руководителей. Согласование занимало много времени и в самих заявках могли быть ошибки, которые выявлялись только на последней стадии, и весь процесс нужно было начинать заново. Сейчас сотруднику достаточно подать заявку в 1С, и она автоматически уйдет всем ответственным для согласования. Бухгалтер получит согласованную заявку и сразу отправит ее на оплату. К тому же ручное согласование не давало оперативно видеть остаток бюджета по той или иной статье затрат. В БИТ.ФИНАНС идет автоматический расчет остатков по счетам с учетом всех заявок, которые ожидают оплату. При этом руководитель получает оперативные прогнозы по БДДС.

Также автоматизирована работа с договорами. Данные по условиям и графикам платежей автоматически проверяются по лимитам статей затрат в бюджете и формируется заявка на затраты.

3. Автоматизирован процесс планирования БДР и БДДС

Далее был автоматизирован процесс планирования БДР и БДДС. В первую очередь в системе были указаны ответственные за заполнение и согласование бюджетов. При запуске процесса планирования бюджетов каждый ответственный получает задачу о необходимости внести данные по бюджету. Данные в рамках планирования бюджета заносятся автоматически через копирование данных по фактическим показателям прошлых периодов и условно-постоянных данных.

После заполнения всех бюджетов запускается процесс согласования. Всем ответственным за согласование бюджета приходит оповещение на email. Маршруты согласования бюджетов настроены исходя из структуры предприятия. Ответственный за согласование может открыть и проверить данные, согласовать бюджет или, при необходимости, поставить задачу по корректировке бюджета.

После заполнения и согласования бюджетов подразделений формируются мастер-бюджеты, а именно БДР и БДДС. Специалисты Первого Бита настроили формирование и отображение данных в этих отчетах под специфику компании. Данные о расходовании средств отображаются в режиме онлайн при проведении бухгалтерского документа. Теперь каждый отдел видит достоверные и оперативные данные по своим бюджетам и может принимать решения по затратам. Кроме того, был реализован блок планирования и мониторинга отклонений по бюджетам в 1С:Бухгалтерия для сотрудников бухгалтерского отдела.


Во время работы над проектом специалисты компании «Первый Бит» показали высокий уровень знаний по интеграции систем управленческого учета и методологии сбора бюджетов. На вопросы и пожелания давали подробные ответы и реагировали быстро, не смотря на разницу в часовых поясах +5 к московскому времени. 

Татьяна Яковлева, финансовый директор ООО «Леналессервис»

Задачи проекта

1

Консолидировать информацию о финансовых потоках в единой базе 1С.

2

Увеличить прозрачность и контроль за банковскими операциями: автоматизировать процесс подачи заявок на расходование денежных средств, их согласования и исполнения.

3

Повысить эффективность планирования бюджетов подразделений за счет их формирования в автоматизированной системе, автоматизировать сбор фактических данных БДР и БДДС.

4

Уменьшить трудозатраты и ускорить подготовку управленческих отчетов за счет перехода от ручного заполнения отчетов в Excel к автоматическому формированию управленческих отчетов в 1С.

Результаты работы над проектом

  1. Предприятие оперативно получает фактические данные по бюджетам, что позволяет оптимизировать его расходы.
  2. Прозрачная система подачи заявок на расходование денежных средств позволила сократить время на согласование заявок.
  3. Автоматизированный сбор фактических данных по расходованию бюджета позволил сократить время на составления бюджетов.
  4. Сокращены трудозатраты на подготовку управленческих отчетов за счет автоматического формирования управленческих отчетов в 1С.
  5. Все финансовые потоки консолидированы в единой информационной системе, что позволяет руководителям видеть реальные данные о деятельности компании и принимать управленческие решения, основанные на данных.
  6. Получения управленческой отчетности ускорилось на 20%.
  7. Трудозатраты в подразделениях сократились на 10%.
  8. Операционные и административные расходы сократились на 10%.

Закажите индивидуальное коммерческое предложение!

Оставьте контакты и наш специалист предложит несколько вариантов внедрения.

Я даю Согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой Конфиденциальности

Подскажем решение для вашей задачи

Заказать помощь ИТ-специалиста