Описание проекта
Для ведения учета в медицинском центре использовался комплекс систем – 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Зарплата и управление персоналом и самописная система для управленческого учета на базе 1С. Эта система была запущена около пяти лет назад. В современных реалиях требования к управленческой системе у медицинского центра сильно изменились, и текущая система им уже не отвечала.
Ключевым критерием для выбора новой МИС стало то, что она должна соответствовать актуальному законодательству РФ. Это обеспечит возможность интеграции медицинской учетной системы с государственными информационными системами – ЕГИС, Честный знак, РЭМД. Также важным было, чтобы система учитывала отраслевую специфику. Это позволит существенно снизить стоимость содержания и развития системы.
Рассмотрев предложения рынка, руководство «Доктор Плюс» остановились на отраслевом комплексном решении для клиник «БИТ.Управление медицинским центром».
Прежде чем приступить к реализации проекта, было проведено экспресс-обследование существующих и моделирование ожидаемых бизнес-процессов. В результате были зафиксированы критически важные разрывы в процессах.
Далее специалисты Первого Бита установили БИТ.Управление медицинским центром у заказчика и произвели базовые настройки системы: резервное копирование базы данных, права доступа, параметры учетной политики.
Для сокращения стоимости внедрения медицинской информационной системы и повышения эффективности проекта, часть работ «Доктор Плюс» делали самостоятельно. Например, Первый Бит провели обучение для сотрудников медицинского центра для самостоятельного заполнения справочников: «Специализации», «Диагнозы», «Шаблоны осмотров и справок», «Адресный справочник» и пр.
После базовой настройки перешли к автоматизации контуров.
Регистратура и call-центр
До запуска БИТ.Управление медицинским центром контур регистратуры был не автоматизирован. Расписания врачей, различные пометки и ограничения по записям использовались операторами в распечатанном виде. Листы ожидания формировались в Excel. Все это снижало скорость работы с клиентами, случались задвойки и ошибки в записи пациентов, что обусловлено человеческим фактором.
Именно поэтому одной из ключевых задач проекта являлась автоматизация контура «Регистратура и call-центр».
В рамках этой задачи были настроены рабочие места операторов call-центра и работников регистратуры, а также форма календаря планирования расписания – теперь программа показывает доступные слоты для записей пациентов. Если таких не оказывается, в этом же окне можно внести клиента в лист ожидания, с указанием пожеланий по времени приема и врачу. БИТ.Управление медицинским центром предложит связаться с клиентом, когда появится подходящая по характеристикам возможность записи.
Программа не даст провести запись пациента, если:
- Время, выбранное для записи, уже прошло;
- Специализация врача и выбранная номенклатура не совпадают. Например, к терапевту пытаются записать на хирургическую процедуру.
Это позволило существенно сократить ошибки в записях у операторов и регистраторов «Доктор Плюс».
Настроили интеграцию с сайтом в части записи на прием через виджет Ondoc. Заявки попадают напрямую в информационную систему и у операторов сейчас нет необходимости отслеживать почту.
Касса
В некоторых филиалах медицинского центра регистратура и касса территориально разделены. Чтобы ускорить обслуживание пациентов в момент оплаты услуг, на каждый акт выводится штрих-код, который позволяет осуществить оперативный поиск нужного документа в системе.
Запасы и склад
Обеспечение филиалов необходимыми расходными материалами и лекарственными препаратами происходит централизованно. В каждом из филиалов формируется заявка и передается на основной склад, которым выступает аптека, входящая в состав сети.
До проекта в формировании заявок участвовали три системы – 1С:Бухгалтерия, еФарма и медицинская информационная система. Списание лекарственных средств происходило в ручном режиме через сервис на сайте «Честного знака» в момент перемещения товаров.
Теперь все заявки оформляются и отслеживаются в одной системе – БИТ.Управление медицинским центром. Для того, чтобы устранить ручные операции по списании препаратов и автоматического списания, была настроена интеграция БИТ.Управление медицинским центром и «Честного знака».
Дополнительно было создано автоматизированное рабочее место кладовщика, в котором можно в несколько кликов сверить заявки и доступные остатки на основном складе, подготовить перемещение и пр.
В типовом функционале БИТ.Управление медицинским центром в момент проведения «Перемещения» происходит списание материалов со склада-отправителя и автоматическое принятие этих материалов на склад получателя. Медицинскому центру требовалась дополнительная точка контроля – для этого в документе «Перемещения» были сделаны доработки. Сейчас бизнес-процесс выглядит так. Основной склад оформляет перемещение, и заявка переходит в статус в «в пути». После получения материалов филиалом-заказчиком, ответственный за склад «на месте» сверяет количество по факту пришедшего и отраженного в документах и только после этого принимает это к учету.
Расчеты с сотрудниками
Заработная плата любого врача центра зависит от выработки и выполнения определенных KPI, например, количество приемов/процедур/операций. Раньше при расчете суммы выплат по итогам месяца по каждому сотруднику приходилось делать расчет в ручном режиме. После внедрения БИТ.Управление медицинским центром все учитывается автоматически в момент проведения документа «Оказание услуг».
Медицинская деятельность
В медицинском центре внедрены электронные медицинские карты – это обеспечивает быстрый и удобный доступ к историям пациентов, разработаны шаблоны осмотров для каждой специализации врачей, что позволяет фокусироваться на диагностике и лечении, а не на заполнении документов.
БИТ.Управление медицинским центром позволяет автоматизировать работу клиник на основе стандартов лечения. Стандартные отчеты программы позволяют руководителям оценить корректность и полноту заполнения медицинских карт пациентов.
Для исключения двойного ввода при выдаче листков нетрудоспособности была реализована интеграция с ФСС – все больничные, если они необходимы, автоматически передаются в ФСС после проведения документа «Прием».
ДМС
В медицинском центре организована работа с программами дополнительного медицинского страхования. По итогам каждого месяца клиника обязана предоставить отчетность страховой компании в утвержденной форме, которые могут отличаться. Для ускорения сбора данных были разработаны отчеты под требования страховых компаний.
В документ приема выведено поле «Полис», при наличии ДМС оно заполняется реквизитами. Это позволяет облегчить согласование оплаты услуг у страховой компании, потому что у таких пациентов врач, если это предусмотрено требованиями страховой, более подробно опишет план лечения и диагноз.
Лаборатория
«Доктор Плюс» имеет свою собственную лабораторию, однако она выполняет не весь спектр анализов. Поэтому клиники сотрудничают с лабораториями внешними.
Сначала все анализы пациентов поступают во внутреннюю лабораторию, а она уже производит сортировку и отправляет часть анализов внешним.
Для лаборатории важно понимать, что все анализы оплачены. Для этого в документ исследований была добавлена вкладка «Оплаты».
Номенклатуры анализов, используемые в «Доктор Плюс» и во внешних лабораториях, могут отличаться и для исключения ошибок был создан инструмент, который позволяет автоматически изменить название анализа из прайса клиники на номенклатуру из прайса внешней лаборатории при передаче исследования на аутсорс.
Чтобы минимизировать ошибки в проведении документов услуг на анализы, у администраторов скрыты в справочнике номенклатуры наименования анализов, которые используются внешними лабораториями.
Автоматизирован процесс обработки результатов и разработан легко читаемый шаблон для печати с нормами анализов, которые варьируются в зависимости от пола и возраста пациента.
Стационар
В клинике есть собственный стационар. Его работа тоже была автоматизирована на базе БИТ.Управление медицинским центром.
Для сокращения справочника номенклатуры, и чтобы облегчить ориентирование лечащих врачей и медицинских сестер, в плане лечения поле «услуги» разделено на 2 ячейки. Врач сначала выбирает тип услуги (инъекция, капельница и пр.), а следом лекарственный препарат.
Все назначения отражаются в автоматизированном рабочем месте палатной медсестры. После проведения процедуры и закрытия документа со склада подразделения автоматически списываются расходные материалы и медикаменты. Это позволяет отражать реальную картину остатков.
Медосмотры
«Доктор Плюс» проводит медосмотры спортсменов. В зависимости от пола, возраста и вида спорта существует свой перечень обязательных обследований, в соответствии с приказом №1144н «Об утверждении порядка организации оказания медицинской помощи лицам, занимающимся физической культурой и спортом».
Команда «Первого Бита» разработали медицинскую «Карту спортсмена», куда в автоматическом режиме подтягиваются все необходимые для прохождения пациентом медосмотра обследования.
По мере посещения клиентом специалистов и сдачи анализов, все заключения и результаты подтягиваются в «Карту спортсмена», а в перечне ставится отметка о прохождении каждого из пунктов осмотра.
Управленческие отчеты
Для получения оперативной информации, необходимой для эффективного управления, были настроены отчеты для руководителей клиники:
- Продажи сотрудников/филиалов – позволяет оценить результативность каждого сотрудника/филиала;
- Для оптимизации расписания врачей используют «Анализ продаж по времени дня»;
- «Показатели регистратуры» – дает понимание о загрузке call-центра, возможность корректировать работу подразделения в филиале;
- «Анализ простоя сотрудников» – позволяет оценить загруженность специалистов/подразделений и применяется для расчета KPI отдела маркетинга.
