Описание проекта
Делопроизводство в ГК «ИПСК» велось в бумажном виде. Для заявок и служебных записок не было единой формы, согласование проводилось только по электронной почте. Договоры и приказы также согласовывались через электронную почту. Документы терялись, отследить на каком этапе и у кого на согласовании находится документ очень сложно. Хранение бумажных документов осуществлялось в папках в разрезе строительных объектов. Оперативный документооборот с контрагентами осуществлялся по электронной почте, документы дублировались в бумажном виде и отправлялся по почте. Секретарь, ответственный за ведение входящей и исходящей документации, регистрировал данные по корреспонденции в Excel. В этой же таблице присваивались номера для исходящих документов. Большое количество ручного труда, а также желание контролировать выполнение задач с учетом установленных сроков привело компанию к решению об автоматизации делопроизводства и документооборота. В качестве оптимального решения для автоматизации текущих бизнес-процессов был выбран 1С:Документооборот.Подготовка и согласование договоров. Когда договоры согласовывали по электронной почте, а после несли на подпись генеральному директору, просмотреть список согласующих лиц или узнать о внесенных изменениях было невозможно. В 1С:Документооборот настроили весь процесс работы с договорами. Более чем для 20 видов договоров (строительные договоры, договоры транспортного отдела, снабжения и пр). настроили шаблоны, установили правила обработки, автозаполнения, назначили права доступа. В 1С процесс подготовки и согласования договора занимаем на 30% меньше рабочего времени сотрудников. В системе видно список согласующих лиц и их комментарии, легко проследить этапы согласования, кем и какие правки вносились в исходный документ.
Работа с заявками. В компании используются заявки для внутренней деятельности – от подбора персонала до обеспечения канцтоварами. Единой формы не было, каждый писал в вольной форме бумажную записку или электронное письмо с запросом. Содержание каждой заявки отличалось друг от друга. Для удобства работы все заявки стандартизировали и привели к 7 видам заявок, для каждого вида разработан свой шаблон. Заявки не подписываются гендиректором, а согласуются ответственными лицами внутри компании. Для упрощения работы с заявками было решено отказаться от их печати в бумажном виде, и заводить их внутри 1С:Документооборот.
Работа с приказами. Внутренняя документация – приказы – используются в компании для регламентирования работы или извещения сотрудников о каких-либо изменениях. Например, применяются приказы по охране труда, приказы бухгалтерского отдела, приказ о закреплении транспорта за водителем и т.д. Каждый утвержденный генеральным директором приказ предоставляется лично для ознакомления сотруднику. Чтобы упросить работу с подготовкой приказов и с уже вышедшими приказами – процесс был перенесен в 1С:Документооборот. При подготовке проекта приказа можно выбрать лица или должности, которых будет необходимо ознакомить с приказом. А для сотрудников сохраняется информация об актуальных приказах, в соответствии с которыми необходимо работать. Это ускоряет подготовку документа, а также исключает ситуации, когда сотрудник использует в работе недействующий приказ. Личное ознакомление сотрудника и его подпись в приказе было решено оставить, поэтому вся информация о сотрудниках, на кого документ распространяется, выводится в печатную форму приказа.
Входящая и исходящая корреспонденция. В ходе проекта автоматизации была выявлена проблема: часто контрагенты ведут переписку и отправляют документы не на общую почту компании, а лично инженеру или начальнику отдела. Если сотрудник увольнялся, то вместе с ним терялись все сканы документов и история переписки по договорам. Для решения этой проблемы был настроен маршрут обработки входящих и исходящих писем таким образом, что сейчас входящее письмо создается у секретаря и регистрируется в системе автоматически. Чтобы подготовить исходящие письма были настроены шаблоны файлов с автозаполнением реквизитов организаций по группе компаний ИСПК. После внедрения 1С:Документооборот секретарь больше не ведет ручной журнал регистрации, система это делает автоматически. Также не тратится время на разнос корреспонденции – вся документация также рассылается из 1С. Внедрение 1С:Документооборот помогло исключить ошибки и потери документов, а также ситуации, когда сотрудник мог сказать, что не получал письмо. Всю важную переписка по договорам или официальные документы секретарь сканировать в 1С:Документооборот и система извещает адресатов о получении документов.
Мероприятия, совещания и встречи. Приглашения на совещания и встречи отправлялись по электронной почте, а протокол встречи велся на бумаге. За исполнением задач и договоренностей после встреч велся ручной контроль. Сроки могли нарушаться, а какие-то задачи и вовсе терялись. После внедрения системы, приглашения на мероприятия рассылаются в электронном виде, как и задачи в 1С:Документооборот. Секретарь ведет протокол встречи или собрания и создает задачи в программе со сроками и ответственными.
