Описание проекта
АО «Раском» вели учет в программном продукте «Эра». За поддержку программы отвечали специалисты, которые не всегда были доступны и не могли оперативно вносить корректировки и изменения по требованиям пользователей. Требовалось большое количество ручного труда.
Заказчик устал от разрозненных самописных систем, которые сложно поддерживать, и решил перейти на «1С». В этом переходе, в первую очередь, он увидел возможность сокращения трудозатрат.
В системе «Эра» учёт вёлся только по блоку основных средств, частично вели учет по расходам будущих периодов и по нематериальным активам. Всё остальное выгружалось в Excel и заполнялась декларация на прибыль. Такой подход усложнял работу. Кадровый учет вели в самописной программе «АиД». Одной из главных особенностей проекта было то, что нужно было адаптировать и перестроить весь учет из старого ПО под архитектуру решений от компании «1С».
Проект начался с этапа обследования, на котором проектная команда Первого Бита изучала как работает текущая система, чтобы была возможность сопоставить справочники. Для этого на встречах сотрудники компании «Раском» показывали все участки учета, а специалисты Первого Бита составляли реестры в хозяйственных операциях, собирали по участкам учета, разбивали на количество дней и далее обследовали эти документы по реестру.
Также нужно было проанализировать работу биллинговой системы «Барсум», чтобы понять, как настроена выгрузка документов и справочников для дальнейшей интеграции с системой «1С».
На этапе моделирования за 2,5 месяца создали модель учета в «1С» по требованиям функциональных заказчиков. В системе отразили операции, которые были в «Эре». Далее продемонстрировали все этапы и действия, которые будут в новой системе, а это:
- как создавать справочники;
- как заполнять документ;
- что такое запись и проведение документа;
- как посмотреть проводки по документу;
- как сформировать печатные формы.
Первая проблема, которую решали с помощью интеграций – в новой системе «1С» нужны были выписки из банка по оплате клиентов, а информация о контрагентах хранилась в «Барсум». Благодаря интеграции «Раском» имеет корректную информацию по покупателям, в «1С».
И вторая проблема – это перенос остатков. Так как из «Эры» напрямую загрузить остатки было проблематично, нашли решение через файл шаблон Excel. Сотрудники «Раском» формировали и выгружали файлы выгрузки в Excel, а команда Первого Бита писали обработку по загрузке данных справочников и ввода остатков.
Интеграции с биллинговой системой «Барсум» эксперты Первого Бита полностью взяли на себя:
- прописали техническое задание»;
- запросили необходимые для 1С документы и справочники у вендора «Барсум»;
- произвели интеграцию через веб-сервис.
Перед запуском новой учетной системы эксперты Первого Бита подготовили программу обучения. Сотрудники «Раском» были не знакомы с 1С, поэтому важно было погрузиться и понять новую систему.
В процессе обучения каждый пользователь сидел за своим компьютером и формировал документы, настраивал отчеты, и только после этого команде Первого Бита приступила к внедрению.
По итогу проекта:
- перенесли остатки в системы 1С:Бухгалтерия 8 Проф и 1С:Зарплата и управление персоналом 8 Проф;
- настроили типовой обмен между 1С:Бухгалтерия 8 Проф и 1С:Зарплата и управление персоналом 8 Проф;
- произвели интеграцию с «Барсум»;
- разработали управленческий отчет в 1С:Бухгалтерия 8 Проф.
Заказчик может собирать отчет по разным данным, выводить в нужном формате и сохранять в Excel. Также для управленческого отчета, чтобы фиксировать выручку и разносить на некоторый период, специалисты Первого Бита создали забалансовый счет и придумали механизм отражения этой выручки.
В планах у компании новый проект по внедрению МСФО и автоматизации казначейства с применением модуля БИТ.ФИНАНС, который расширяет функционал 1С:Бухгалтерии под задачи управленческого учета.
