Описание проекта
Ежедневно сотрудниками курорта ведется работа с большим количеством контрагентов – гостями отеля, арендаторами, поставщиками, обслуживающими организациями и другими физическими и юридическими лицами.
До автоматизации сотрудники вынуждены были вносить реквизиты контрагентов дважды: сначала в учетную систему 1С, а затем в шаблон договора. Организация ведет учет по Федеральному закону №223-ФЗ, который регламентирует отношения в сфере закупок товаров, работ и услуг. Поэтому сотрудники тратили время на заполнение таблиц, созвоны для уточнения операций и сопоставления данных. Обмен информацией между подразделениями проходил через электронную почту и бумажные носители, что увеличивало сроки согласования договоров.
Руководители не могли проанализировать работу с входящими и исходящими договорами в разрезе подразделений и сотрудников. Это вело к издержкам из-за неэффективного использования ресурсов и затрудняло коммуникации между отделами.
В 2020 году руководство курорта начало масштабную работу по оптимизации внутренних бизнес-процессов и переходу на систему электронного документооборота (СЭД). К 2021 году проектная команда Первого Бита помогла реализовать проект по автоматизации казначейства, бюджетирования и подготовки управленческой отчетности на базе БИТ.ФИНАНС. В результате компания перешла на безбумажный документооборот в части согласования заявок на расходование денежных средств и пояснительных записок к ним.
Польза от автоматизации была очевидна, поэтому логичным продолжением проекта стало масштабирование. В 2021 году руководство курорта поставило задачу создать единый электронный архив юридических договоров и сократить время на их подготовку и согласование.
Для этих целей была выбрана программа 1С:Документооборот 8 КОРП. Внедрение доверили компании «Первый Бит», т.к. специалисты обладали нужным опытом, а за время работы над предыдущим проектом уже вникли в процессы и познакомились с пользователями. Это ускорило этап проведения интервью и создания «Технического задания».
Работа над проектом строилась по технологии сбалансированного внедрения:
- стандартный функционал программы 1С:Документооборот 8 КОРП не претерпел существенных доработок для облегчения дальнейшего сопровождения;
- запуск проекта велся поэтапно;
- работа велась сообща: штатные сотрудники заказчика принимали активное участие в разработке методологии СЭД и заполнению НСИ.
Настройка прав и ролей пользователей
Одной из задач проекта было обеспечить конфиденциальность документов и информации. Для последовательного делегирования прав по типам задач и видам документов была составлена упрощенная структура компании. Она включала перечень подразделений и ответственных. Этот документ стал основой для создания АРМ пользователей, назначения ролей и разграничения прав.
Настройка шаблонов процессов согласования по видам документов
В зависимости от вида документа применены различные схемы согласования: последовательное и параллельное согласование, с учетом сроков и условий. Например, для одного и того же вида документа очередность согласования и количество согласующих будут отличаться в зависимости от суммы договора. Реализованная система позволила снизить нагрузку на ответственных лиц, не исключая их из контура обработки документов.
Настройка автоматического заполнения шаблонов файлов
Часть необходимых реквизитов подтянули в шаблоны с помощью запросов. Например, в шаблон договора аренды торгового места автоматически подтягивается номер торгового места, его площадь, дата начала срока аренды и т.д.
Внедрение подсистемы «Управление договорами» решения «БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет».
Контур «Управление договорами» БИТ.ФИНАНС дополнил возможности СЭД на базе 1С:Документооборот 8 КОРП и позволил при работе с договорами:
- заполнять графики платежей и начислений;
- оперативно прогнозировать затраты текущего месяца;
- контролировать бюджет ЦФО уже на этапе согласования документа;
- прикладывать первичные документы к договору;
- формировать бюджеты с учетом действующих договоров;
- получать уведомления об отклонениях от запланированных параметров.
