Описание проекта
Кадровый учет (кадры, зарплата, выплаты, отчетность, справки) в компании ведется в программе 1С: Зарплата и управление кадрами.
Со стороны бухгалтерии - все приказы, заявления вводились вручную, печатались и далее ждали сотрудника для ознакомления и подписания. Расчетные листы, заявления на отпуск, справки также выдавались сотрудникам лично в руки.
Документооборот между бухгалтерией и сотрудниками в таком формате был неудобен, так как часть сотрудников работает не в офисе, соответственно, сбор подписей и оповещение сотрудников было неоперативным. Также, ручной документооборот занимал у сотрудников много времени. Руководство компании приняло решение автоматизации кадрового электронного документооборота.
Для решения своих задач руководство обратилось в компанию “Первый Бит”. Специалистами была изначально была проведена демонстрация сервиса “1С:Кабинет сотрудника”, а далее подключён в программу “1С: Зарплата и управление кадрами”.
После подключения сервиса в программу существующий порядок ведения кадрового учета в программе 1С полностью сохранился, все первичные функции остались.
Кадровый документооборот в сервисе работает следующим образом.
Каждому сотруднику создан личный кабинет, который доступен через браузер или же через приложение на смартфоне. Напрямую через устройство сотрудник может совершить следующие действия:
- ознакомиться со своим расчетным листом за любой период
- уведомить работодателя об отсутствии, а также согласовать свое отсутствие
- посмотреть свой остаток неиспользованного отпуска
- подать заявление на отпуск (оплачиваемые/неоплачиваемый)
- запросить справки 2-НДФЛ, с места работы
- найти коллегу в общем списке сотрудников, узнать его номер телефона или почту
- получить напоминание о состояние документов (готовность, на каком этапе согласования и пр.)
- подписать документы в личном кабинете электронной подписью.
За счет такого документооборота, выполнение задачи сотрудниками не откладывается, так как весь процесс занимает несколько минут. Также сотрудник не тратить время на посещение бухгалтерии или поиска руководства для подписания и согласования заявлений и пр.
Для кадровой службы автоматизирована рутинная работа по операциям с кадровыми документами. А также данный сервис позволил сотрудникам реже обращаться в бухгалтерию и кадровый отдел лично.
Кадровой службе легко и просто обмениваться любыми кадровыми документами, в том числе своими версиями документов, печатные формы, которые были загружены в программу. Сервис, встроенный в программу 1С упрощает процедуру обработки заявлений от сотрудников. Сотрудники отправляют документы в электронном формате и после проверки, данные из электронного заявления сотрудника автоматически загружаются в программу 1С.
1С:Кабинет сотрудника полностью выполняет требования ст. 136 ТК РФ (ознакомление с расчетными листами), так как сотрудник знакомится с данным документом у себя в личном кабинете сервиса. За счет этого кадровая служба начала экономить значительное количество времени, так как больше не тратилось время на распечатывание расчетных листок и выдачу на подпись сотрудникам. В программе автоматически ведется журнал сотрудников, которые подписали расчетный листок, тем сам подтверждается исполнение требование статьи 136 ТК РФ.
В программе 1С организовано хранение кадровых документов, это исключает поход в архив для сохранения документов.