APPIUS-PLM Технический документооборот

Электронный архив

Перевод бумажных документов в цифровой формат и грамотное построение электронной системы хранения позволяют значительно повысить эффективность работы организации.

Это способствует ускорению обмена информацией между сотрудниками, оптимизации расходов и надежной защите документов.

Использование электронного архива обеспечивает структурированное и централизованное хранение файлов, облегчает совместную работу персонала, упрощает контроль над версиями документов и помогает соблюдать регуляторные стандарты.

Бизнес-процессы (Workflow)

Система автоматизирует процесс согласования документов. Бизнес-процесс объединяет все результаты рассмотрения в едином интерфейсе, позволяя пользователям делать пометки прямо на PDF-файлах.

При этом лист замечаний формируется автоматически и может быть оперативно отправлен подрядной организации.

Управление задачами

Модуль управления задачами предназначен для организации взаимодействия сотрудников в режиме онлайн.

Он объединяет всех участников, вовлеченных в процесс, для совместного обсуждения и решения общих задач, что значительно повышает эффективность сотрудничества при работе с технической документацией.

Документы:
Справочник по договорам (СМР, проектирование и др.) с произвольным атрибутами позволяем указать связанную документацию.

Накладные:
С помощью накладных (TRM) происходит регистрация факта движения документации в рамках процессов: получение, передача, возврат и др.

Письма:
Входящие и исходящие письма также связываются с документацией дерева проектов. Система позволяет формировать PDF файл исходящего письма и выполнять его согласование.

Документы утверждения:
В системе реализован процесс утверждения документации с возможностью проштамповки PDF файлов векторным штампом с заполнением параметров и подписанием электронной подписью.

Импорт ГРД (MDR) / Накладной (TRM) / РМЗ

Модуль предназначен для автоматизации регистрации карточек различной документации с автоматическим заполнением всех требуемых параметров из файлов формата xls, включая:

• ГРД (MDR) / РМЗ
• Матрицы ответственности
• Внешние замечания
• Ответы на замечания
• Данные из накладных / TRM

Кроме того, модуль позволяет загружать исторические данные, обеспечивая автоматическое заполнение свойств документов, добавление связанных файлов (в том числе исходных форматов), а также создание связей с накладными, письмами и договорами с возможностью прикрепления их файлов.

Отчеты

Модуль отчетности позволяет собирать статистику по проекту за заданный период, анализировать замечания, отслеживать выполнение задач и получать сведения об использовании системы.

Благодаря гибким настройкам, отчеты легко настраиваются под требования предприятия и предоставляют нужные данные в удобном и наглядном виде за минимальное время.

Учет бумажного архива

Модуль управления бумажным архивом позволяет вести учет физических экземпляров документов с указанием их мест хранения, фиксировать поступление и передачу документов, а также сохранять скан-копии сопроводительных документов.

Система обеспечивает хранение отсканированных версий бумажной документации в базе данных и связывает их с соответствующими электронными оригиналами.

Интеграция

Модуль бесшовной интеграции системы «Appius-PLM ТДО» с другими решениями на базе «1С:Предприятие» создает единое информационное пространство для цифровой трансформации организации.

Это позволяет избежать дублирования данных, обеспечивает централизованный доступ к документации и бизнес-процессам, а также минимизирует риски потери.

Управление проектами

Создание календарных планов, распределение ресурсов по этапам, мониторинг хода выполнения и анализ объемов работ.

Функционал основан на стандартах ANSI PMI PMBoK, а также российских нормативных документах: ГОСТ Р 54869—2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом», ГОСТ Р 54870—2011 «Требования к управлению портфелем проектов» и ГОСТ Р 54871—2011 «Требования к управлению программой».

Технические запросы на изменения (TQ / ЗВИ)

Данный модуль позволяет отслеживать всю историю изменений по каждому документу в системе.

Он предназначен для управления процессом рассмотрения и согласования запросов на изменения, обеспечивает контроль внесения корректировок, а также формирует аналитику и отчеты по влиянию этих изменений на сроки и стоимость реализации проекта.

Журнал авторского надзора (ЖАН)

Модуль предназначен для электронного ведения ЖАН, а также для организации процесса рассмотрения записей и управления вызовами на проведение авторского надзора непосредственно на объекте.

Исполнительная документация (ИД)

Модуль обеспечивает формирование и согласование исполнительной документации в электронном виде, а также поддерживает экспорт данных в формат *.xml в соответствии с требованиями Минстроя России.